Por Onde Comecar
A correta classificação fiscal das operações comerciais é um dos pilares da conformidade tributária no Brasil. Dentre os códigos disponíveis na Tabela de Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), o CFOP 6404 ocupa uma posição específica e, ao mesmo tempo, frequentemente mal compreendida por contadores, analistas fiscais e gestores de logística.
Este código é utilizado exclusivamente para venda interestadual de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária (ICMS-ST), cujo imposto já tenha sido retido anteriormente na cadeia. Em outras palavras, ele se aplica quando a empresa está revendendo um produto que já teve o ICMS-ST recolhido na etapa anterior, não havendo necessidade de nova retenção no momento da saída para outro estado.
Compreender o CFOP 6404 é essencial para evitar erros de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que podem resultar em multas, glosas de créditos tributários e complicações com o fisco estadual. Neste artigo, exploraremos em profundidade o significado, as situações de uso, as diferenças em relação a códigos similares, as dúvidas mais comuns e as melhores práticas para sua correta aplicação.
Na Pratica
1 Contexto da Substituição Tributária
A substituição tributária (ST) é um regime de tributação do ICMS em que a responsabilidade pelo recolhimento do imposto é atribuída a um contribuinte específico da cadeia produtiva, geralmente o fabricante ou o importador. Esse contribuinte recolhe o imposto antecipadamente sobre todas as operações futuras, até o consumidor final. Dessa forma, os demais elos da cadeia (atacadistas, distribuidores e varejistas) adquirem a mercadoria com o ICMS já pago, não havendo novo destaque do imposto em suas saídas.
Quando uma empresa localizada em um estado adquire uma mercadoria sujeita a ST de um fornecedor situado em outro estado, o ICMS-ST é retido na nota fiscal de entrada, conforme o CST 60 (ou CST 10, 30, 70, dependendo da operação). Posteriormente, ao revender esse produto para um cliente em outro estado, o contribuinte precisa informar que o imposto já foi retido anteriormente. É exatamente nesse cenário que entra o CFOP 6404.
2 Definição oficial do CFOP 6404
De acordo com a tabela oficial mantida pela Receita Federal do Brasil (atualizada periodicamente), a descrição do CFOP 6404 é:
> “Venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, cujo imposto já tenha sido retido anteriormente.”
Esse código classifica a saída interestadual de mercadoria que já sofreu retenção do ICMS-ST na origem. Por ser uma operação interestadual, o código inicia com o dígito "6", que representa vendas para consumidor ou contribuinte localizado em outro estado.
3 Quando utilizar o CFOP 6404
A aplicação do CFOP 6404 é obrigatória quando todas as seguintes condições são atendidas:
- A operação é uma venda interestadual (remetente e destinatário em Unidades da Federação diferentes);
- A mercadoria está sujeita ao regime de substituição tributária conforme a legislação do estado de destino ou do estado de origem (com acordo entre os entes);
- O ICMS-ST já foi retido anteriormente na aquisição da mercadoria pelo remetente, ou seja, quando a nota fiscal de entrada do remetente contém CST 60 e os campos de ICMS-ST preenchidos (base de cálculo, alíquota, valor retido).
4 Quando NÃO utilizar o CFOP 6404
É igualmente importante conhecer as situações em que o CFOP 6404 não deve ser empregado:
- Operações internas (dentro do mesmo estado) – nesses casos, o código correto da família 6400 é o CFOP 6403 (venda de mercadoria sujeita a ST cujo imposto já foi retido anteriormente, para operação interna). A diferença está apenas no primeiro dígito: 6 para interestadual, 5 para interna.
- Operações interestaduais sem retenção anterior de ST – se a mercadoria não sofreu ST na entrada, não se pode usar o CFOP 6404. Nesse caso, utiliza-se o CFOP 6.102 (venda de produção do estabelecimento) ou outro código correspondente, e o ICMS será destacado normalmente.
- Operações interestaduais em que o ICMS-ST será retido no momento da saída – por exemplo, quando o remetente é o substituto tributário original (fabricante ou importador). Nessa hipótese, deve-se usar o CFOP 6.401 (venda de produção do estabelecimento sujeita a ST) e destacar o ICMS-ST.
5 Como conferir na nota de entrada
Para emitir a NF-e com CFOP 6404 com segurança, o fiscal deve verificar a nota fiscal de aquisição da mercadoria. Os pontos a observar são:
- CST do ICMS: deve ser 60 (ICMS-ST) ou, em alguns casos, 10, 30, 70 quando há ST combinada com outros regimes.
- Grupo ICMS-ST: a nota deve conter os campos de base de cálculo do ICMS-ST, alíquota da ST e valor do ICMS-ST retido.
- Indicador de origem e destinatário: confirme que o fornecedor está em estado diferente e que a operação foi interestadual.
6 Orientações para emissão da NF-e de saída
Ao emitir a NF-e com CFOP 6404, o contribuinte deve:
- Usar o CFOP 6404 no campo próprio;
- Não destacar novo ICMS-ST. O campo de ICMS normalmente será preenchido com CST 40 (isenção) ou 41 (não tributado), dependendo da orientação do estado ou do sistema;
- Incluir no campo de Informações Complementares (infCpl) uma frase como “ICMS-ST já retido anteriormente conforme NF-e de aquisição nº XXXX”;
- Em alguns estados, pode ser necessário informar o número da NF-e de entrada ou o CNPJ do fornecedor original. Verifique a legislação local.
7 Pontos de atenção atuais
Não há, até o momento, uma alteração legislativa nacional recente que tenha modificado a essência do CFOP 6404. Contudo, as regras de substituição tributária são dinâmicas e variam por estado e por mercadoria. Por exemplo, alguns estados ampliaram ou restringiram o rol de produtos sujeitos a ST, o que pode impactar diretamente o enquadramento correto do código.
Além disso, materiais de apoio fiscal (como o da Cosmos BlueSoft) alertam que o CFOP 6405 não existe na tabela oficial, e que muitos contribuintes confundem 6403 com 6404. A recomendação é sempre consultar a tabela oficial da Receita Federal antes de emitir.
Uma lista: Verificações essenciais antes de usar o CFOP 6404
Para evitar erros, siga este checklist ao preparar uma NF-e com CFOP 6404:
- Confirme a natureza interestadual da operação: o destinatário está em estado diferente do remetente?
- Verifique se a mercadoria está sujeita a ST: consulte o Convênio ICMS ou Protocolo do estado de destino.
- Analise a nota fiscal de entrada da mercadoria: ela contém CST 60 e valores de ICMS-ST?
- Garanta que o ICMS-ST foi efetivamente retido pelo fornecedor: o campo de valor retido existe e é positivo.
- Certifique-se de que você não é o substituto tributário original: se você fabricou ou importou o produto, deve usar outro CFOP.
- Não destaque novo ICMS-ST na saída: o imposto já foi recolhido, portanto o CFOP 6404 exige CST de isenção ou não tributado.
- Inclua informações complementares: descreva que o ICMS-ST já foi retido, referenciando o documento fiscal de origem.
- Consulte a legislação do estado de destino: alguns estados exigem informações adicionais no XML.
Tabela comparativa: CFOP 6404 vs. CFOP 6403 vs. CFOP 6401
| Característica | CFOP 6404 | CFOP 6403 | CFOP 6401 |
|---|---|---|---|
| Descrição oficial | Venda de mercadoria sujeita a ST, imposto já retido anteriormente (interestadual) | Venda de mercadoria sujeita a ST, imposto já retido anteriormente (interna) | Venda de produção do estabelecimento sujeita a ST (interestadual) |
| Tipo de operação | Interestadual | Interna (mesmo estado) | Interestadual |
| ICMS-ST na saída | Não deve ser destacado | Não deve ser destacado | Deve ser destacado (o remetente é o substituto) |
| Retenção anterior | Ocorreu (ST foi paga na aquisição) | Ocorreu (ST foi paga na aquisição) | Não ocorreu – o remetente recolherá agora |
| CST do ICMS mais comum | CST 40 ou 41 | CST 40 ou 41 | CST 60 (ou 10, 30, 70) |
| Exemplo prático | Uma distribuidora paulista revende para um cliente mineiro um produto que já veio com ST de São Paulo | A mesma distribuidora vende dentro de São Paulo o mesmo produto | A fábrica paulista vende para um cliente mineiro e recolhe a ST |
Perguntas Frequentes (FAQ)
Posso usar o CFOP 6404 em uma operação interna (dentro do mesmo estado)?
Não. O CFOP 6404 é exclusivo para operações interestaduais. Para uma venda interna em que o ICMS-ST já foi retido anteriormente, o código correto é o CFOP 6403. A confusão entre ambos é uma das causas mais comuns de erros de enquadramento fiscal.
O que acontece se eu emitir uma NF-e com CFOP 6404 sem ter retenção anterior de ST?
Se a mercadoria não sofreu ST na aquisição, o uso do CFOP 6404 configura classificação fiscal incorreta. O fisco pode autuar a empresa por omissão de ICMS (caso devido) ou por falseamento de informação. Além disso, a nota pode ser rejeitada pelo sistema da SEFAZ ou gerar inconsistências na apuração do imposto.
É obrigatório informar o número da nota fiscal de entrada com ST nas informações complementares?
Embora não haja uma regra nacional unificada, a maioria dos estados recomenda ou exige que o contribuinte informe a NF-e de aquisição que reteve o ICMS-ST. Isso facilita a comprovação da retenção anterior em caso de fiscalização. Consulte o regulamento do estado de destino.
Qual CST devo usar no campo de ICMS da NF-e quando utilizar CFOP 6404?
Geralmente, utiliza-se CST 40 (Isenta) ou CST 41 (Não tributada), pois o ICMS relativo à operação própria já foi recolhido. Entretanto, alguns estados podem exigir CST 90 (Outras) ou CST 60 com valor zero. Verifique as orientações da SEFAZ do seu estado ou do sistema emissor.
Existe o CFOP 6405? Ouvi falar que ele poderia ser usado em substituição tributária.
Não. A tabela oficial da Receita Federal não contém o CFOP 6405. O código 6404 e o 6403 são os únicos que se referem a vendas com ST já retida. Qualquer referência a um CFOP 6405 deve ser ignorada; provavelmente é um erro ou interpretação equivocada.
Como saber se a mercadoria que estou vendendo está sujeita a substituição tributária?
Consulte os convênios e protocolos ICMS aplicáveis ao seu produto e ao estado de destino. Muitos itens como cigarros, bebidas, medicamentos, lubrificantes, pneus, cimento, entre outros, são frequentemente submetidos à ST. Ferramentas como o site da SEFAZ ou sistemas de gestão fiscal podem auxiliar. Se houver dúvida, consulte um contador ou profissional tributário.
Posso usar CFOP 6404 se a mercadoria foi adquirida com ST de um fornecedor do mesmo estado?
Sim, desde que a venda seja interestadual. A retenção anterior pode ter ocorrido em operação de compra interna ou interestadual. O importante é que o ICMS-ST já tenha sido retido, independentemente da origem da compra. Por exemplo: uma empresa paulista compra um produto com ST de um fornecedor também paulista e depois revende para um cliente mineiro – o CFOP 6404 é adequado.
Fechando a Analise
O CFOP 6404 é um código indispensável para contribuintes que realizam vendas interestaduais de mercadorias já tributadas pelo ICMS-ST na fase anterior da cadeia. Sua utilização correta evita a duplicidade de tributo e mantém a escrituração fiscal alinhada com as normas estaduais e federais.
Como vimos, o principal cuidado é distinguir esse código dos similares (6403, 6401) e garantir que haja comprovação documental da retenção anterior. A verificação da nota de entrada com CST 60 e dos campos de ST é um passo simples, mas crítico.
O ambiente tributário brasileiro exige atenção constante, especialmente em relação à substituição tributária, que pode sofrer alterações por estado e por produto. Por isso, recomenda-se a consulta periódica à tabela oficial da Receita Federal, bem como a atualização junto a sistemas fiscais e assessoria contábil.
Ao dominar o CFOP 6404, sua empresa não apenas cumpre a legislação, mas também ganha segurança e credibilidade perante os órgãos fazendários. Aplicar o código certo é parte de uma gestão fiscal robusta e eficiente.
