CFOP 5403: O que é e quando usar corretamente

Q: Posso usar o CFOP 5403 em operações interestaduais?

Não. O CFOP 5403 é exclusivo para operações internas (dentro do mesmo estado). Para operações interestaduais com mercadorias sujeitas à substituição tributária, existem CFOPs específicos da faixa 6.000, como 6403 (venda de mercadoria adquirida de terceiros em operação interestadual sujeita a ST, na condição de substituto).

Visao Geral

No universo da contabilidade fiscal e da emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP) desempenham um papel central na correta classificação das operações comerciais. Cada CFOP representa um tipo específico de transação, influenciando diretamente a apuração de tributos como o ICMS e a escrituração fiscal das empresas. Entre os centenas de códigos existentes, o CFOP 5403 se destaca por sua aplicação em operações internas de venda de mercadorias sujeitas ao regime de Substituição Tributária (ICMS-ST), quando o emitente da nota fiscal atua como contribuinte substituto. Compreender as nuances desse código é essencial para evitar erros de tributação, inconsistências na apuração do imposto e riscos de autuações fiscais.

Este artigo tem como objetivo fornecer um guia completo e atualizado sobre o CFOP 5403, abordando sua definição, contexto de uso, diferenças em relação a códigos vizinhos (como o 5405 e o 5401), exemplos práticos, e as principais dúvidas que surgem no dia a dia dos profissionais de contabilidade e gestão fiscal. O conteúdo foi elaborado com base em fontes confiáveis da legislação tributária brasileira, incluindo a tabela oficial de CFOPs do CONFAZ, a Lei Complementar nº 87/96 e materiais técnicos de referência.

Na Pratica

O que é o CFOP 5403?

O CFOP 5403 é definido como: . Em termos práticos, ele deve ser utilizado quando uma empresa adquire mercadorias de terceiros (isto é, não as produz) e as revende no mercado interno, sendo responsável pelo recolhimento antecipado do ICMS-ST, ou seja, atua como substituto tributário na cadeia.

Entendendo a Substituição Tributária (ICMS-ST)

Para compreender plenamente o CFOP 5403, é necessário revisitar o conceito de Substituição Tributária do ICMS. No regime normal, cada elo da cadeia produtiva (indústria, distribuidor, varejista) recolhe o ICMS devido nas suas operações. Já na ST, o imposto de toda a cadeia (ou de parte dela) é concentrado em um único contribuinte, geralmente o fabricante ou o importador, que recolhe o ICMS de forma antecipada. Esse recolhimento é calculado com base em uma margem de valor agregado (MVA) ou preço final sugerido.

No entanto, existem situações em que o substituto tributário não é o fabricante, mas um revendedor intermediário. Por exemplo, uma empresa distribuidora que compra produtos já sujeitos à ST de um fornecedor que já recolheu o imposto. Nesse caso, a distribuidora não é substituta, mas substituída. Já quando a empresa é a primeira na cadeia a efetuar a venda após o ingresso da mercadoria no estado (ou após a sua aquisição de um não contribuinte), ela pode se tornar a responsável pelo recolhimento da ST. É exatamente aí que entra o CFOP 5403: ele sinaliza que o emitente da NF-e é o contribuinte substituto daquela operação, ou seja, é quem vai recolher o ICMS-ST para aquela venda.

Quando utilizar o CFOP 5403?

O uso correto do CFOP 5403 está condicionado ao cumprimento de três requisitos principais:

Operação interna: a venda deve ocorrer dentro do mesmo estado da federação (não pode ser interestadual). Para operações interestaduais com substituição tributária, existem CFOPs específicos da faixa 6.000.
Mercadoria adquirida de terceiros: a empresa não pode ser a fabricante ou produtora do bem. Ela comprou o produto de outro fornecedor para revender.
Sujeição ao regime de ICMS-ST: a mercadoria vendida deve estar incluída no rol de produtos sujeitos à substituição tributária definido pelo estado (ex.: bebidas, cigarros, materiais de construção, autopeças, entre outros). Além disso, a empresa deve ser a responsável pelo recolhimento – ou seja, o ICMS-ST não foi pago anteriormente na cadeia.

Exemplo típico: uma distribuidora de materiais de construção localizada em São Paulo adquire cimento de um fabricante que já recolheu o ICMS-ST para o estado. Nesse caso, a distribuidora não deveria usar o 5403, pois não é substituta. Contudo, se a mesma distribuidora compra cimento de um fornecedor situado em outro estado que não recolheu a ST paulista (por não ser contribuinte do estado de destino), a distribuidora, ao vender internamente, pode ser obrigada a recolher a ST como substituta – e então usará o CFOP 5403.

Outro exemplo: um supermercado adquire refrigerantes de uma indústria que já aplicou a ST. Ao vender para o consumidor final, o supermercado não é substituto, logo o CFOP correto seria o 5405 (venda de mercadoria adquirida de terceiros, sujeita a ST, na condição de contribuinte substituído). O erro entre 5403 e 5405 é uma das causas mais comuns de inconsistência fiscal.

Lista: 5 situações práticas em que o CFOP 5403 é obrigatório

Revenda de produtos sujeitos a ST quando o fornecedor anterior não recolheu o imposto por não ser contribuinte do estado: por exemplo, compra de fabricante de outro estado que não possui inscrição estadual no estado de destino e não efetuou o recolhimento antecipado.
Aquisição de mercadorias de não contribuintes (pessoas físicas ou cooperativas): se um comerciante compra produtos usados ou artesanato de pessoas físicas e os revende no estado, pode precisar recolher a ST na venda, utilizando o 5403.
Operações internas com produtos cujo regime de ST exija que o primeiro revendedor no estado seja o substituto: alguns estados determinam que o primeiro contribuinte a realizar a venda interna após o ingresso da mercadoria é o responsável pelo recolhimento.
Venda de mercadorias adquiridas de estabelecimento optante pelo Simples Nacional que não tenha recolhido a ST: dependendo da legislação estadual, o comprador pode ser obrigado a complementar o imposto e agir como substituto na revenda.
Cenário de industrialização por encomenda: quando a empresa contrata terceiros para industrializar um produto e depois o revende, desde que a operação esteja sujeita a ST e a empresa seja a substituta, pode utilizar o CFOP 5403 (embora haja CFOP específico para industrialização, é importante verificar a natureza da operação).

Tabela comparativa: CFOP 5403 x 5405 x 5401

Abaixo, apresentamos uma tabela que contrasta os três principais CFOPs da faixa 5400, facilitando a identificação de cada um:

CFOP	Descrição oficial (resumida)	Papel do contribuinte	Exemplo de uso
5401	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, não sujeita ao regime de ST	Não há ST	Revenda de um produto comum (ex.: roupas, calçados sem ST) dentro do estado
5403	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita a ST, na condição de contribuinte substituto	Substituto	Revenda de autopeças sujeitas a ST em que o revendedor recolhe o imposto
5405	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita a ST, na condição de contribuinte substituído	Substituído	Revenda de bebidas onde a indústria já recolheu a ST; o varejista apenas revende

A principal diferença entre 5403 e 5405 está no sujeito passivo por substituição: no 5403, o emitente da nota é quem deve recolher o ICMS-ST (geralmente destacando o valor na NF-e); no 5405, o imposto já foi recolhido anteriormente, e o emitente apenas repassa o valor embutido no preço. Usar o código errado pode levar a duplicidade de recolhimento ou a falta de destaque do imposto, gerando obrigações acessórias incorretas.

Base legal e regulamentação

O CFOP 5403 está previsto na Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI) e na legislação do ICMS, especialmente na Lei Complementar nº 87/96 (Lei Kandir) e nos regulamentos estaduais. Cada estado pode disciplinar de forma específica quais produtos se sujeitam à ST e quem é o responsável pelo recolhimento. Portanto, é fundamental consultar a legislação do estado onde ocorre a operação. O Convênio ICMS 142/2018 e seus ajustes posteriores também tratam de regras gerais de ST.

Para aprofundamento, recomenda-se a leitura da tabela oficial de CFOPs disponível no site do CONFAZ e a análise de materiais técnicos como os publicados pela Fazcomex (confira o artigo O que é o CFOP 5403?). Além disso, o Blog NFeMais oferece um guia prático sobre o tema: CFOP 5403 - Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros....

Riscos operacionais do uso incorreto

Equivocar-se na escolha do CFOP 5403 pode gerar sérias consequências fiscais:

Recolhimento indevido do ICMS-ST: usar o 5403 quando não se é o substituto pode levar ao pagamento de imposto que já foi recolhido, gerando crédito tributário que exigirá processo de restituição.
Falta de destaque do imposto: se o CFOP 5403 deveria ter sido usado e não foi, a empresa deixa de recolher o ICMS-ST, ficando exposta a multas e juros.
Inconsistências na escrituração: o Fisco cruza informações de entradas e saídas. Se o CFOP de venda não corresponder ao regime tributário da mercadoria, a nota pode ser rejeitada ou a empresa pode ser notificada.
Problemas no cálculo do crédito do ICMS: em operações com ST, o direito a crédito é limitado; o uso do CFOP errado pode distorcer a apuração.

Respostas Rapidas

Qual é a diferença entre CFOP 5403 e 5405?

A diferença fundamental está no papel do emitente da nota fiscal em relação ao ICMS-ST. No CFOP 5403, a empresa é o contribuinte substituto, ou seja, ela recolhe o imposto antecipadamente. No CFOP 5405, a empresa é o contribuinte substituído – o imposto já foi recolhido pelo fornecedor (substituto) e a empresa apenas revende a mercadoria sem recolher novamente o ICMS-ST.

Posso usar o CFOP 5403 em operações interestaduais?

Não. O CFOP 5403 é exclusivo para operações internas (dentro do mesmo estado). Para operações interestaduais com mercadorias sujeitas à substituição tributária, existem CFOPs específicos da faixa 6.000, como 6403 (venda de mercadoria adquirida de terceiros em operação interestadual sujeita a ST, na condição de substituto).

Quem define se uma mercadoria está sujeita ao ICMS-ST?

A definição cabe a cada estado, por meio de seus regulamentos do ICMS e de Convênios do CONFAZ. Geralmente, produtos como combustíveis, bebidas alcoólicas, cigarros, medicamentos, materiais de construção, autopeças e eletrônicos estão sujeitos à ST, mas a lista varia por estado. É essencial consultar a legislação vigente no seu estado.

O que acontece se eu emitir uma NF-e com CFOP 5403 de forma incorreta?

O erro pode acarretar multas, juros e necessidade de retificação da nota fiscal. Além disso, a escrituração fiscal ficará inconsistente, podendo gerar cobrança indevida ou falta de recolhimento do ICMS. Recomenda-se que, ao perceber o erro, seja emitida uma nota fiscal de correção (carta de correção eletrônica) ou, se o erro for substancial, o cancelamento da nota com reemissão.

Empresas do Simples Nacional podem usar o CFOP 5403?

Sim, desde que se enquadrem nas condições de contribuinte substituto. O Simples Nacional não impede a empresa de recolher o ICMS-ST, pois esse imposto está fora do regime simplificado – deve ser recolhido separadamente, conforme a legislação estadual. A empresa optante pelo Simples deve utilizar o CFOP 5403 quando for a substituta tributária na operação.

Qual a diferença entre CFOP 5403 e 5401?

O CFOP 5401 é usado para vendas internas de mercadorias adquiridas de terceiros não sujeitas ao regime de substituição tributária. Já o 5403 é específico para mercadorias sujeitas à ST e quando o emitente é o substituto. A presença ou ausência da ST é o divisor de águas.

Como sei se sou o contribuinte substituto ou substituído?

Depende de quem recolheu o ICMS-ST na operação anterior. Se o seu fornecedor destacou o ICMS-ST na nota fiscal de compra e você não recolheu o imposto, você é substituído (use 5405). Se você, ao vender, é o primeiro a recolher o imposto (não houve ST na compra ou o recolhimento foi feito por você), você é o substituto (use 5403). A análise das notas de entrada é fundamental.

Existe algum software que ajude a classificar o CFOP automaticamente?

Sim, sistemas de gestão empresarial (ERPs) e emissores de NF-e modernos costumam ter regras de tributação que sugerem o CFOP com base no CST (Código de Situação Tributária) do ICMS e no tipo de operação. No entanto, a parametrização correta depende do conhecimento do fiscalista.

Em Sintese

O CFOP 5403 é um código essencial para operações internas de venda de mercadorias sujeitas à substituição tributária nas quais o emitente atua como contribuinte substituto. Sua correta aplicação evita recolhimentos indevidos, inconsistências na apuração do ICMS e riscos de penalidades fiscais. Ao longo deste artigo, detalhamos seu significado, as condições de uso, as diferenças em relação aos CFOPs 5401 e 5405, e respondemos às dúvidas mais comuns.

Para uma gestão fiscal segura, recomenda-se que os profissionais envolvidos na emissão de notas fiscais:

Consultem a legislação estadual periodicamente.
Analisem as notas de entrada para determinar se o ICMS-ST já foi recolhido.
Utilizem sistemas confiáveis com parametrização atualizada.
Em caso de dúvida, recorram a um contador ou especialista em direito tributário.

A correta classificação fiscal não apenas cumpre obrigações legais, mas também contribui para a transparência e a eficiência tributária da empresa. O CFOP 5403, quando bem compreendido, é mais uma ferramenta para evitar passivos fiscais e garantir a regularidade do negócio.