O que é Memorando? Guia Prático e Exemplo Simples

Abrindo a Discussao

No ambiente corporativo e na administração pública, a comunicação eficiente e documentada é um pilar da gestão. Entre os diversos gêneros textuais utilizados para esse fim, o memorando destaca-se como uma ferramenta essencial para a troca de informações internas. Mas, afinal, o que é memorando? Trata-se de um documento de comunicação interna, formal e conciso, utilizado para transmitir instruções, solicitações, avisos ou registrar decisões entre setores, departamentos ou unidades de uma mesma organização.

Diferente de um e-mail informal ou de um ofício voltado para comunicação externa, o memorando possui estrutura padronizada e caráter oficial. Ele garante rastreabilidade, impessoalidade e agilidade na tramitação de assuntos administrativos. Segundo o portal TOTVS, o memorando é um dos tipos mais comuns de documentos corporativos, usado tanto em empresas privadas quanto em órgãos públicos.

Com a digitalização dos processos, o memorando eletrônico ganhou força, mantendo as mesmas características de objetividade e formalidade, mas com assinatura digital e integração a sistemas de gestão documental. Neste guia completo, você vai entender a fundo o que é memorando, para que serve, como elaborá-lo, quais as diferenças para outros documentos e tirar dúvidas frequentes. O conteúdo é baseado em fontes confiáveis e atualizadas, ideal para profissionais de secretariado, administração, recursos humanos e qualquer pessoa que precise lidar com comunicação interna.

Por Dentro do Assunto

1 Origem e finalidade do memorando

A palavra “memorando” deriva do latim , que significa “aquilo que deve ser lembrado”. Historicamente, o documento surgiu como uma forma de registrar recados e informações importantes entre diferentes setores de uma mesma instituição, evitando que instruções verbais se perdessem ou fossem mal interpretadas. Atualmente, o memorando mantém essa função primordial: registrar comunicações administrativas de maneira formal e breve.

Sua finalidade principal é assegurar que informações oficiais circulem de forma padronizada dentro da organização, permitindo que haja histórico e responsabilização. Entre os usos mais comuns estão:

Solicitar providências (como a compra de materiais ou a realização de um serviço).
Encaminhar documentos ou processos para análise.
Registrar orientações ou decisões tomadas em reuniões.
Comunicar alterações em procedimentos internos.
Formalizar pedidos de autorização.

Por ser um documento de tramitação rápida, o memorando é ideal para assuntos que não exigem longas exposições, mas que precisam de registro oficial.

2 Características essenciais

Para ser eficaz, o memorando precisa seguir algumas características que o diferenciam de outros gêneros textuais:

Interno: circula exclusivamente dentro da organização; não é enviado para clientes, fornecedores ou outras entidades externas.
Formal: embora seja conciso, utiliza linguagem impessoal, respeitosa e de acordo com as normas da instituição.
Objetivo: o assunto é tratado de forma direta, sem rodeios ou informações desnecessárias.
Rastreável: cada memorando recebe um número de protocolo ou código de identificação, permitindo localizá-lo posteriormente.
Breve: geralmente não ultrapassa uma página, a menos que contenha anexos.
Estruturado: possui elementos fixos como cabeçalho, destinatário, remetente, data, assunto e corpo do texto.

De acordo com o Brasil Escola, a linguagem do memorando deve ser clara e direta, evitando ambiguidades. O uso de siglas deve ser precedido de sua explicação na primeira ocorrência, a menos que sejam de conhecimento geral na organização.

3 Estrutura padrão de um memorando

Embora cada instituição possa adaptar o formato, a estrutura mais aceita e difundida inclui os seguintes elementos:

Cabeçalho: nome da organização, logotipo e, se houver, a indicação do setor emissor. No serviço público, é comum constar a sigla do órgão e o número do documento (ex.: Memorando nº 123/2025).
Destinatário: indica o setor ou pessoa para quem o documento é dirigido. Normalmente usa-se “Para: [Setor/Cargo]”.
Remetente: identifica quem está enviando o memorando. Usa-se “De: [Setor/Cargo/Nome]”.
Data: local e data de emissão, geralmente por extenso ou no formato dd/mm/aaaa.
Assunto: frase curta que resume o teor do memorando. Exemplo: “Assunto: Solicitação de aquisição de materiais de escritório”.
Corpo do texto: desenvolvimento do assunto com linguagem formal, podendo conter parágrafos curtos. Inicia-se com um vocativo como “Senhor(a) Chefe do Departamento de Compras,” ou simplesmente “Prezado(a),”.
Fecho: expressão de cortesia, como “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”.
Assinatura: nome completo do remetente, cargo e assinatura (física ou digital). No caso de memorando eletrônico, a assinatura digital garante a autenticidade.

Alguns modelos também incluem campo para ciência do destinatário ou espaço para anexos.

4 Tipos de memorando

Embora a estrutura básica seja a mesma, os memorandos podem ser classificados conforme a finalidade:

Memorando de solicitação: usado para pedir algo, como autorização, material, informação ou serviço.
Memorando de instrução: transmite diretrizes, procedimentos ou ordens a serem cumpridas.
Memorando de encaminhamento: acompanha documentos ou processos que estão sendo enviados a outro setor.
Memorando de ciência: comunica uma informação importante, apenas para conhecimento do destinatário, sem exigir ação.
Memorando de resposta: responde a um memorando anterior, confirmando recebimento ou dando retorno sobre a solicitação.

Na prática, a maioria dos memorandos combina mais de uma dessas funções. Por exemplo, um memorando de encaminhamento pode conter uma solicitação de análise.

5 Como fazer um memorando passo a passo

Elaborar um memorando eficiente não é difícil, desde que se respeite a estrutura e a clareza. Siga estas etapas:

Identifique o número do documento: consulte o sistema de protocolo da sua organização para obter o próximo número sequencial, se aplicável.
Defina o destinatário: seja específico. Em vez de “Para: Todos os setores”, escreva “Para: Departamento de Recursos Humanos”.
Escreva o assunto: seja conciso, mas informativo. Exemplo: “Solicitação de férias do funcionário João Silva”.
Redija o corpo: comece contextualizando brevemente, depois apresente a solicitação ou informação. Use parágrafos curtos. Evite adjetivos desnecessários.
Inclua data e local: normalmente no topo ou após o cabeçalho.
Feche com cortesia: “Atenciosamente” é o mais comum.
Assine: se físico, coloque nome e cargo; se digital, utilize certificado ou sistema de assinatura eletrônica.
Revisão: antes de enviar, leia o texto para corrigir erros e garantir que a mensagem está clara.

Um exemplo prático de memorando interno (adaptado):

MEMORANDO Nº 45/2025 – DAF

DATA: 15 de março de 2025 PARA: Departamento de Compras DE: Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) ASSUNTO: Solicitação de aquisição de suprimentos de informática

Senhor(a) Chefe do Departamento de Compras,

Solicitamos a aquisição de 10 (dez) teclados sem fio e 10 (dez) mouses ópticos para reposição do parque de informática deste setor. As especificações técnicas constam no anexo. Pedimos que seja dada prioridade ao processo, pois os equipamentos atuais encontram-se com defeito.

Atenciosamente,

[Assinatura] Carlos Mendes Chefe do DAF

6 Digitalização e memorando eletrônico

Com a transformação digital, muitas organizações passaram a adotar sistemas eletrônicos de protocolo e gestão documental. Nesse contexto, o memorando deixa de ser um papel físico e passa a ser um arquivo digital (PDF ou formulário eletrônico) com assinatura digital, garantindo validade jurídica e rastreabilidade. Segundo a UFGDNet, o memorando eletrônico agiliza o fluxo, reduz custos com impressão e armazenamento, e permite que o documento seja localizado rapidamente por meio de metadados.

Ainda assim, as características de formalidade, objetividade e impessoalidade permanecem inalteradas. O que muda é apenas o suporte. Em muitos órgãos públicos, o uso do memorando eletrônico já é obrigatório, seguindo as diretrizes do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) ou plataformas similares.

Uma lista: 7 características fundamentais de um memorando eficaz

Para que o memorando cumpra seu papel sem ruídos de comunicação, é importante observar estas características:

Clareza: o texto deve ser compreendido de imediato, sem ambiguidades. Evite jargões desnecessários.
Concisão: vá direto ao ponto. Memorandos longos perdem a agilidade que justifica o formato.
Impessoalidade: utilize linguagem formal e evite opiniões pessoais. O documento representa a instituição, não o indivíduo.
Rastreabilidade: todo memorando deve ter número identificador, data e registro no sistema de protocolo.
Organização estrutural: siga a sequência destinatário, remetente, assunto, corpo e assinatura.
Uso de anexos: se houver informações complementares (planilhas, relatórios), coloque-as em anexos e faça referência no corpo.
Revisão ortográfica: erros de gramática ou digitação comprometem a credibilidade do documento.

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Tabela comparativa: Memorando x Ofício x Circular

A confusão entre memorando, ofício e circular é comum, especialmente entre profissionais iniciantes. A tabela abaixo esclarece as principais diferenças com base em fontes como Mundo Educação e Aprova:

Característica	Memorando	Ofício	Circular
Finalidade	Comunicação interna entre setores/departamentos da mesma organização	Comunicação externa entre órgãos ou entre organização e terceiros	Comunicação simultânea para vários destinatários, geralmente internos ou externos
Destinatário	Um setor ou pessoa específica (interno)	Pessoa ou órgão externo	Múltiplos destinatários (ex.: todos os gerentes de filiais)
Formato	Breve, geralmente uma página; cabeçalho, destinatário, remetente, assunto	Mais formal; contém timbre, vocativo, assunto, corpo, despedida, assinatura; pode ser longo	Sempre com lista de destinatários ou “a todos”; estrutura semelhante ao ofício
Número do documento	Geralmente sequencial interno (ex.: Memorando nº 123/2025)	Numerado de acordo com o protocolo do órgão (ex.: Ofício nº 456/2025)	Pode ter numeração própria ou ser numerado como ofício
Linguagem	Objetiva e impessoal, mas menos rebuscada que o ofício	Formal, muitas vezes utilizando pronomes de tratamento (Vossa Senhoria)	Formal, adaptada ao número de destinatários
Exemplo de uso	Solicitar computadores do setor de TI para o RH	Solicitar informações a uma prefeitura	Comunicar nova política de férias a todos os funcionários

É importante notar que, em algumas instituições, o termo “memorando” pode ser usado de forma mais ampla, mas a distinção clássica permanece: o memorando é interno, o ofício é externo e a circular é uma comunicação direcionada a múltiplos destinatários.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O memorando pode ser usado para comunicação com clientes ou fornecedores?

Não. O memorando é estritamente interno. Para comunicação com clientes, fornecedores, órgãos externos ou o público em geral, utiliza-se o ofício (se for entre instituições) ou outros documentos como cartas comerciais. O uso inadequado do memorando para comunicação externa pode gerar confusão e falta de formalidade.

Qual a diferença entre memorando e e-mail interno?

O e-mail interno é informal e não possui estrutura documental padronizada. Já o memorando é um documento oficial, numerado e arquivado, com valor jurídico e probatório. Enquanto um e-mail pode ser apagado ou ignorado, o memorando integra o sistema de gestão documental, garantindo rastreabilidade e registros históricos.

É obrigatório colocar “Memorando nº” no documento?

Na maioria das organizações, sim, especialmente no serviço público. A numeração facilita o protocolo, a localização e a referência cruzada. Cada instituição define sua sequência (geralmente anual ou por setor). Em empresas privadas de pequeno porte, pode não haver numeração formal, mas é recomendável adotar um sistema para organização.

O memorando precisa ser assinado?

Sim, a assinatura (física ou digital) é essencial para autenticar o documento e atribuir responsabilidade ao remetente. Sem assinatura, o memorando perde sua validade oficial e não pode ser considerado um registro confiável. No caso de sistemas eletrônicos, a assinatura digital substitui a manuscrita legalmente.

Posso anexar documentos a um memorando?

Sim, anexos são comuns, especialmente em memorandos de encaminhamento ou solicitação. O corpo do texto deve mencionar os anexos (ex.: “Segue em anexo o relatório de despesas do mês”). Os anexos devem ser listados ao final do documento, com identificação clara.

Como devo tratar o destinatário no memorando?

O tratamento deve ser formal e de acordo com o cargo. Use “Senhor(a) Chefe do Departamento”, “Prezado(a) Gerente”, ou “Ao Diretor de Recursos Humanos”. Em alguns órgãos públicos, utiliza-se o pronome “Vossa Senhoria” ou “Vossa Excelência” para altas autoridades, mas isso é mais comum em ofícios. No memorando, o tratamento é mais direto, mas sempre respeitoso.

Fechando a Analise

O memorando é um dos documentos mais práticos e indispensáveis na comunicação interna de qualquer organização, seja privada ou pública. Sua estrutura simples, objetiva e formal permite que informações fluam rapidamente entre setores, com registro oficial e rastreabilidade. Compreender o que é memorando, como elaborá-lo corretamente e em que situações utilizá-lo é fundamental para profissionais de todas as áreas, especialmente aqueles que lidam com administração, secretariado, gestão de pessoas e processos.

A digitalização trouxe novos recursos, como assinatura eletrônica e sistemas de protocolo on-line, mas a essência do memorando permanece a mesma: comunicar de forma clara e documentada. Ao seguir as boas práticas descritas neste artigo — usar linguagem impessoal, manter a concisão, numerar o documento e revisar antes de enviar — você garante que sua comunicação interna seja eficiente e profissional.

Lembre-se de que o memorando não substitui o diálogo presencial ou reuniões, mas é um complemento indispensável para formalizar decisões e evitar mal-entendidos. Utilize-o com responsabilidade e mantenha sempre a documentação organizada. Com este guia, você está preparado para redigir memorandos impecáveis e entender seu papel na gestão documental.

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